Souvent plébiscités et parfois sujets à discussion, les bureaux en open space sont devenus très populaires dans les entreprises en raison de leur flexibilité et de leur capacité à favoriser la collaboration. Comme toute configuration de bureau, ils présentent à la fois des avantages et des inconvénients… Cependant, avec un plan d’aménagement bien conçu et des solutions techniques adaptées, il est possible de les minimiser. Voici quelques conseils pour réaliser au mieux l’agencement de vos bureaux ouverts.
Les principes de conception d’un aménagement en open space
L’open space est un type d’aménagement de bureaux de plus en plus répandu dans les entreprises qui consiste à supprimer les cloisons pour créer un espace unique où les équipes travaillent ensemble. Ce type d’agencement requiert quelques principes de conception pour garantir un environnement propice à la productivité et au bien-être des employés :
- le choix d’un mobilier de bureau adapté qui favorise la collaboration tout en offrant confort et ergonomie. Les bureaux bench, également appelés “bureaux partagés” ou “postes de travail bench” sont généralement préconisés. Ils sont conçus pour accueillir plusieurs employés sur un même plan de travail. Cette disposition favorise la communication et l’interaction entre les membres de l’équipe, tout en économisant de l’espace ;
- la création d’une ambiance de travail agréable pour le bien-être des collaborateurs (cela implique l’utilisation de matériaux et de couleurs tendances, une jolie décoration, l’intégration de plantes pour apporter une touche de nature, etc.) ;
- la gestion des nuisances sonores, des solutions telles que l’installation de produits acoustiques sur les murs, l’installation de moquette sur les zones silencieuses (plutôt que du parquet / PVC) et la disposition judicieuse des espaces de travail peuvent être mises en œuvre ;
- le respect de l’intimité, il faut prévoir des salles privées au sein de l’open space pour permettre aux employés de se concentrer et de mener des activités nécessitant une certaine intimité. Des postes de travail individuels ou des salles de réunion privées peuvent ainsi être aménagés pour répondre à ce besoin. Aujourd’hui, on trouve des solutions innovantes spécialement adaptées aux open space comme les meeting pods/working pods, les cabines acoustiques, etc.
Les éléments clés d’un plan d’open space
Bien que le code du travail ne spécifie pas de surface minimale par employé, il faut que chaque salarié dispose d’un espace individuel qui lui offre une liberté de mouvement adéquate en hauteur et en surface. C’est là que le “space planning” intervient… Tout en respectant les règles de sécurité, le space planner va créer des plans d’aménagement pour optimiser l’agencement des bureaux et offrir plus de confort et de bien-être aux employés. En général, sur un plateau collaboratif, nous recommandons de prévoir 10m² par personne.
Il est également conseillé de créer des zones de travail dédiées en fonction des besoins et des fonctions des équipes. Par exemple, des zones de collaboration informelle peuvent être aménagées avec des tables hautes et des espaces lounge pour encourager les échanges spontanés et la créativité. De même, il est important de prévoir des zones plus calmes pour les tâches nécessitant une attention soutenue. Des espaces de concentration équipés de cloisons acoustiques ou des zones de travail individuelles peuvent ainsi être intégrés dans le plan de l’open space.
Enfin, la flexibilité est un élément clé à prendre en compte dans la conception du plan d’un open space. Les besoins des équipes peuvent évoluer avec le temps, il est donc important de concevoir un espace modulable et adaptable aux changements organisationnels futurs.
Les avantages et les inconvénients des open spaces
Les bureaux décloisonnés offrent de nombreux avantages, mais présentent également quelques inconvénients… Voici un aperçu des pours et des contres des “espaces de travail ouverts”.
Les avantages de l’open space
Voici les principaux avantages de la conception de bureau open space :
L’amélioration des échanges, de la communication et de la collaboration
L’open space favorise la collaboration entre les employés et entre les différents niveaux hiérarchiques. On peut résoudre plus facilement les problèmes et prendre des décisions plus rapidement. En effet, en open space, les collaborateurs n’ont plus besoin de passer par les canaux de communication traditionnels (mails, téléphone, etc.) ; ils peuvent communiquer en direct, ce qui permet de gagner du temps et d’accélérer les processus de prise de décisions. Un environnement ouvert peut également favoriser l’échange d’idées et inspirer la créativité parmi les employés.
La réduction des coûts immobiliers
La réduction des coûts immobiliers est un avantage majeur des bureaux ouverts. En effet, en optant pour une configuration sans cloisons ni bureaux individuels, les entreprises peuvent optimiser l’utilisation de chaque mètre carré. Cela signifie qu’un plus grand nombre d’employés peut être accueilli dans un espace donné.
La supervision de l’équipe par les managers
Ce type d’aménagement permet aux managers de superviser plus facilement les activités de leurs collaborateurs. En étant présents au milieu de l’équipe, les managers peuvent rapidement identifier et résoudre les problèmes, ainsi que donner des instructions en temps réel, ce qui améliore l’efficacité et la réactivité de l’ensemble de l’équipe.
La flexibilité de l’espace de travail
La flexibilité est un autre avantage clé des bureaux en open space. Contrairement aux configurations traditionnelles avec des bureaux cloisonnés, les espaces ouverts permettent une réorganisation rapide et facile de l’environnement de travail en fonction des besoins changeants de l’entreprise. À mesure que l’entreprise se développe, il est possible d’ajouter ou de retirer des postes de travail sans nécessiter de travaux de rénovation coûteux ou de déménagements complexes.
Les inconvénients de l’open space
Malgré les nombreux avantages des bureaux en open space, on doit également noter quelques inconvénients :
Le bruit et les distractions
Un inconvénient majeur des bureaux en open space est le bruit et les distractions qui vont avec… Dans un environnement ouvert, les conversations, les appels téléphoniques et les déplacements peuvent créer un niveau sonore constant qui rend difficile la concentration ; pour certains employés, ce manque de tranquillité peut nuire à leur performance. Heureusement, comme mentionné plus haut, il existe aujourd’hui des solutions techniques pour réduire les nuisances sonores, telles que des panneaux acoustiques à fixer aux murs ou au plafond, des cloisons acoustiques et d’autres dispositifs de réduction du bruit. Ces innovations permettent de créer un environnement plus calme et propice à la concentration tout en conservant les avantages de l’open space.
Le manque d’intimité
En open space, les employés peuvent avoir l’impression de ne pas avoir suffisamment d’espace personnel. L’absence de cloisons, l’exposition constante aux regards des autres et le sentiment de surveillance peuvent ainsi augmenter leur niveau de stress et nuire à leur confort et à leur bien-être. C’est pourquoi il est important de prévoir des “bulles d’intimité” au sein d’un open space pour que les employés qui le désirent puissent s’isoler quand c’est nécessaire.
Les tensions occasionnels entre les salariés
Le fait de travailler en proximité constante avec les collègues peut parfois générer des conflits ou des tensions entre les collaborateurs. Pour les éviter, il est indispensable d’établir des règles de comportement claires et de promouvoir une communication ouverte entre les membres de l’équipe.
Les meilleures pratiques pour optimiser un open space
Voici un récapitulatif des meilleures pratiques auxquelles il faut penser lorsque l’on prévoit son plan d’aménagement en open space. En tenant compte de ces recommandations, les entreprises peuvent créer un environnement de travail qui profite des avantages de l’open space tout en minimisant ses inconvénients :
- assurez-vous de prévoir suffisamment d’espace pour chaque employé afin de garantir leur confort et leur productivité ;
- optez pour du mobilier de bureau confortable, modulable et adaptable ;
- pensez au flux de circulation et prévoyez des séparations claires entre les espaces de travail et les zones de passage pour protéger la concentration, le confort et l’intimité des employés ;
- prévoyez assez de rangement pour garder l’espace de travail ordonné et sécurisé ;
- diminuez les nuisances sonores et installant des panneaux ou des cloisons acoustiques ;
- installez des “bulles d’intimité” au cœur de l’open space pour les réunions, les appels privés, etc. ;
- ne négligez pas la décoration, les couleurs, la qualité du mobilier, l’éclairage et la présence de plantes… Vous devez créer un espace de travail agréable qui inspire et motive les employés au quotidien !
Pour garantir un espace de travail bien pensé, faites appel à un professionnel de l’agencement de bureau. Chez ADP Group, nos space planners sont experts dans la conception de plans d’aménagement en open space adaptés aux besoins spécifiques de votre entreprise. Toutes nos solutions sont sur mesure et ont pour objectif d’améliorer le confort, le bien-être et la productivité de vos employés. N’hésitez pas à nous contacter afin de découvrir nos offres clé en main pour aménager ou rénover votre espace de travail !
