La salle de réunion est un espace de travail où émergent des idées, où se prennent des décisions importantes et où se construisent des collaborations. Pour que ces moments soient les plus productifs et efficaces possible, il faut que la salle de réunion soit fonctionnelle, modulable et bien aménagée. Que ce soit pour optimiser l’espace, intégrer des technologies de pointe ou créer à l’aide du mobilier une ambiance confortable, en tant que spécialiste de l’aménagement de bureaux, nous avons rassemblé nos meilleurs conseils et astuces pour vous aider à rendre votre salle de réunion plus fonctionnelle.
1. L’aménagement de la salle de réunion
Pour réussir l’aménagement de votre salle de réunion, il est essentiel de choisir une table de réunion adaptée à la taille de la salle et au nombre de participants. Nous conseillons d’opter pour des tables modulables (tables mobiles et rabattables) qui peuvent être facilement utilisées pour différentes configurations comme des ateliers, des brainstorming ou des présentations.
Les chaises ergonomiques sont également indispensables pour garantir le confort des participants durant des réunions prolongées. Des sièges de bureau réglables en hauteur avec un bon support lombaire réduisent la fatigue et augmentent la concentration. Pour les réunions plus importantes ou les événements, gardez à disposition des chaises empilables supplémentaires.
Enfin, n’oubliez pas l’éclairage ; un bon éclairage naturel est idéal, mais en son absence, des luminaires à intensité réglable peuvent créer une ambiance propice au travail. Pensez également à la disposition des éléments de la salle pour faciliter la circulation et éviter l’encombrement. Une bonne gestion de l’espace permet de maintenir une salle organisée et accueillante.
Note : dans le cadre d’un aménagement en open space, des mini salles de réunion peuvent être installées, telles que des cabines, des meeting box ou des pods. Ces solutions permettent de créer des espaces de réunion intimes et fonctionnels sans perturber le reste de l’open space. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus :
2. La technologie et l’équipement
Intégrer les dernières technologies dans votre salle de réunion est un must pour la rendre plus fonctionnelle. Assurez-vous que la salle soit équipée de matériel audiovisuel de qualité, comme un projecteur haute définition ou un écran interactif. Les systèmes de visioconférence sont également importants, surtout dans un contexte de travail à distance ou pour les échanges avec les fournisseurs, clients, prestataires, etc.
Investissez dans une bonne connexion Wi-Fi et prévoyez des prises de courant accessibles (et en nombre suffisant !) pour que les participants puissent facilement connecter leur ordinateur portable ou charger leur téléphone. Les solutions de câblage intégré (trappes Access, passe-câbles, goulotte horizontale…) sont pratiques pour éviter les fils emmêlés et maintenir un espace ordonné.
La transformation digitale des espaces de travail
Du réel au digital par la visio, ou du digital au réel par la réservation de salle en ligne, comment faire cohabiter ces 2 mondes ?
Quels impacts ont-ils l’un sur l’autre ? Quelles sont les tendances émergentes ?
À l’ère du numérique, n’en oubliez pas pour autant les équipements “classiques” comme un tableau blanc pour les brainstormings et les présentations rapides, des stylos et des carnets à disposition pour la prise de notes. Ces outils traditionnels restent indispensables pour le bon déroulement des réunions et encouragent la participation active des collaborateurs !
3. L’ambiance et le confort
L’ambiance de la salle de réunion joue un rôle très important dans la productivité et le bien-être des participants. Pour réussir votre salle de réunion et créer une atmosphère agréable, confortable ou plutôt stimulante dans le cas de réunions de travail ou de brainstorming, choisissez des couleurs neutres auxquelles vous pouvez ajouter quelques touches de couleurs vivifiantes et des matériaux de qualité pour les meubles. Les plantes d’intérieur peuvent également améliorer l’esthétique de la salle et purifier l’air.
L’acoustique de la salle doit également être optimisée pour éviter les nuisances sonores et les distractions. Des panneaux acoustiques peuvent être installés pour minimiser les échos et les bruits extérieurs.
Enfin, le confort visuel et le confort thermique sont d’autres facteurs importants. Placez des stores ou des rideaux pour contrôler l’éclairage naturel et assurez-vous que la salle soit bien ventilée et que le système de climatisation ou de chauffage soit réglable pour répondre aux préférences des participants.
4. La gestion de l’organisation
Nous vous conseillons d’utiliser un système de réservation de salle de réunion pour éviter les conflits de planning. Les outils numériques permettent de vérifier la disponibilité en temps réel et de planifier les réunions à l’avance. Par facilité, vous pouvez passer par l’accueil de l’entreprise, la réceptionniste ou la secrétaire pour centraliser la réservation des salles de réunion.
Avant que la réunion ne commence, préparez la salle en disposant les documents nécessaires, le matériel audiovisuel et les fournitures de bureau (comme les stylos et les blocs-notes). Pensez aussi à prévoir des petites bouteilles d’eau, du café, de petites collections, etc. Si votre réunion a lieu durant l’heure du déjeuner, commandez éventuellement des sandwichs ou des plats froids via un service traiteur.
Aussi, installez un tableau ou un écran d’accueil pour informer les participants de l’ordre du jour et des points à discuter. Cela permet de se mettre en condition et de se préparer correctement à la réunion. Pour encourager la participation active des collaborateurs, créez un environnement où chacun se sent à l’aise pour s’exprimer ; cela peut être facilité par une disposition en U ou en cercle qui favorise l’interaction et la communication.
5. L’entretien et la maintenance
L’entretien régulier de votre salle de réunion est indispensable. Un nettoyage quotidien est recommandé pour maintenir un espace propre et accueillant. Assurez-vous que les surfaces, comme la table de réunion et les chaises, soient désinfectées après chaque utilisation.
Inspectez régulièrement l’état des équipements technologiques pour éviter les pannes durant les réunions (avoir un planning de maintenance pour les systèmes audiovisuels et les connexions au réseau peut aider à prévenir les interruptions imprévues).
Enfin, mettez en place un système de feedback pour recueillir les impressions des utilisateurs sur l’état de la salle et les améliorations possibles. Cela vous permettra de faire des ajustements continus et de garantir que la salle reste un véritable espace de brainstorming fonctionnel et agréable pour tout le monde.
En suivant ces conseils, vous pouvez réussir l’aménagement de votre salle de réunion et faire de cet espace de travail un atout précieux dans votre entreprise ! Si vous souhaitez en savoir plus sur la création d’espaces de réunion fonctionnels et inspirants, n’hésitez pas à contacter ADP Group. En tant qu’experts de l’aménagement de bureaux, nous sommes à votre disposition pour vous fournir des solutions sur mesure et optimiser vos espaces de travail.
