Le flex office face au défi du bien-être
Introduction
Depuis la généralisation du télétravail et la transformation des modes de travail, le flex office s’est imposé comme une réponse structurelle à la recherche de flexibilité et d’optimisation des espaces. Pourtant, il continue de susciter des craintes : perte de repères, stress, dilution du collectif…
En 2025, la vraie question n’est plus “faut-il passer au flex office ?”, mais “comment en faire un levier de bien-être durable ?” Car si le flex office est mal pensé, il devient un générateur de désengagement. Bien orchestré, au contraire, il devient un formidable catalyseur de performance, d’engagement et de satisfaction.
I. Flex office : définition, adoption et état des lieux en 2025
Qu’est-ce que le flex office ?
Le flex office repose sur un principe simple mais profondément transformateur dans l’organisation du travail : il ne prévoit plus de poste attribué de manière permanente. Fini le bureau personnel occupé jour après jour ; chaque collaborateur choisit désormais son emplacement en fonction de son activité du jour, de ses besoins de concentration, de collaboration ou de détente. Ce modèle s’inscrit dans une logique d’adaptation constante à la diversité des rythmes et des missions professionnelles.
En supprimant la logique du bureau attitré, le flex office permet une optimisation significative des espaces de travail. Selon l’IFPEB (Institut Français pour la Performance du Bâtiment), les entreprises peuvent réduire jusqu’à 30 % de leur surface immobilière, un gain non négligeable à l’heure où les coûts de l’immobilier de bureau s’envolent et où la sobriété énergétique devient un enjeu majeur. Mais au-delà de la seule réduction des mètres carrés, c’est aussi l’usage qui devient plus intelligent et plus rationnel : les espaces sont mieux utilisés, plus dynamiques, souvent repensés pour favoriser l’échange ou le calme selon les zones.
Le flex office offre également une agilité organisationnelle accrue. Les équipes peuvent se reconfigurer rapidement en fonction des projets, des échanges spontanés ou des besoins ponctuels. Cette souplesse favorise des interactions transversales, brise les silos traditionnels et dynamise la culture d’entreprise. Il s’agit d’une réponse concrète aux attentes des nouvelles générations de salariés en quête d’autonomie, de mobilité, mais aussi de sens et de lien.
Enfin, ce modèle permet une meilleure adéquation entre les espaces et les usages réels. Là où les bureaux classiques ne tiennent pas toujours compte des différents types de tâches (travail individuel, réunion, appel confidentiel, brainstorming…), le flex office pousse à une conception plus fine et plus fonctionnelle des lieux. Chaque zone est pensée pour un usage spécifique, ce qui améliore à la fois le confort et l’efficacité.
Où en est-on en 2025 ?
Selon le Baromètre Actineo 2024, 34 % des salariés français travaillent aujourd’hui en flex office (contre 18 % en 2019), avec une forte progression dans les entreprises de plus de 500 salariés. Ce chiffre monte à 57 % en Île-de-France.
Cependant, près de 60 % des salariés interrogés estiment que leur environnement de travail ne soutient pas suffisamment leur bien-être. Il y a donc un vrai enjeu d’aménagement qualitatif.
Cas client ADP Group – Niterra
Niterra, a fait appel à ADP Group pour repenser l’aménagement de ses espaces à l’occasion de son déménagement, consécutif à la fin de son bail. L’objectif : concevoir des espaces de travail hybrides permettant de s’adapter aux nouveaux usages professionnels. Le projet s’est articulé autour de trois grands axes :
- Une hybridation des usages avec la création de plusieurs typologies d’espaces : espaces de concentration, de collaboration, de réunion et de détente.
- Une centralisation des flux grâce à la création d’un espace central regroupant les fonctions support et les espaces partagés.
- Une amélioration de l’expérience collaborateur, en mettant l’accent sur le confort, l’ergonomie et la qualité de vie au travail.
Le projet s’est inscrit dans une démarche de transformation plus globale des modes de travail et d’accompagnement au changement. ADP Group a ainsi assuré une mission complète, de la programmation à la livraison clé en main. Le cas de Niterra illustre comment le flex office, lorsqu’il est porté par une démarche stratégique d’écoute, de design sur mesure et de conduite du changement, devient un véritable levier d’attractivité, d’engagement et de performance.
II. Les leviers du bien-être dans un environnement non-attribué
Le flex office, bien que flexible, peut générer de l’inconfort si les fondamentaux du bien-être au travail ne sont pas garantis.
L’ergonomie et la qualité du mobilier
Dans un environnement de travail où les collaborateurs n’ont plus de poste attitré, l’ergonomie ne peut pas être une variable d’ajustement. Elle devient une condition sine qua non du confort au quotidien. Chaque espace doit être pensé pour accueillir n’importe quel collaborateur avec le même niveau de qualité d’assise, de réglage, de lumière et de posture, que ce soit pour une session de concentration intense, un échange collaboratif ou un moment informel. Le mobilier modulable, les assises réglables et les équipements facilement ajustables doivent permettre une appropriation rapide et fluide de chaque poste, sans perte de temps ni inconfort.
Le sentiment d’appartenance
Le flex office, en supprimant les bureaux personnalisés et les repères fixes, peut donner une impression de flottement et nuire à l’ancrage émotionnel au sein de l’entreprise. Pourtant, ce sentiment d’appartenance reste un pilier du bien-être. Pour le préserver, il est essentiel de repenser les codes de l’attachement au lieu. Cela passe par la création d’espaces symboliques par équipe, qui, bien que non attribués individuellement, deviennent des repères collectifs. Les collaborateurs doivent pouvoir se reconnaître dans leur environnement, par le biais de casiers personnalisés, de murs d’expression libres, de visuels inspirants ou d’objets identitaires. Le design doit raconter une histoire commune, refléter les valeurs de l’organisation et offrir des espaces dans lesquels chacun retrouve un peu de soi.
La gestion du bruit et de la concentration
Dans un bureau flexible, le bruit peut rapidement devenir un fléau s’il n’est pas anticipé. Le manque de cloisons, la multiplicité des usages et les flux de passage favorisent les interruptions et augmentent la charge cognitive. Pour maintenir un bon niveau de concentration, il est indispensable de concevoir des espaces qui protègent du brouhaha ambiant. Cela implique une approche acoustique globale, allant du choix des matériaux aux revêtements, en passant par la localisation stratégique des zones de silence. Les bulles insonorisées, les cloisons absorbantes, les parcours différenciés entre espaces calmes et zones d’échanges sont autant d’éléments qui contribuent à créer des ambiances propices à la concentration. L’aménagement devient ainsi un acteur clé de la santé mentale au travail.
Cas client ADP Group – Safran
Safran a confié à ADP Group la conception et la réalisation clé en main de ses nouveaux espaces de travail. Le défi : offrir un environnement hautement fonctionnel, à la hauteur des exigences d’un secteur innovant, tout en garantissant un équilibre entre échanges dynamiques et concentration individuelle.
L’aménagement s’est appuyé sur une démarche acoustique poussée, en cohérence avec les enjeux de performance cognitive et de confort au quotidien. ADP Group a notamment mis en œuvre des solutions de traitement acoustique sur mesure, intégrant revêtements absorbants, matériaux spécifiques et zonage réfléchi pour limiter la propagation du bruit dans les espaces partagés.
Le projet a permis de créer une variété d’environnements adaptés aux différents temps de la journée de travail : espaces collaboratifs, zones de réunion, mais aussi lieux de concentration soigneusement isolés. Ce souci du détail acoustique participe à la qualité de vie au travail, en réduisant les interruptions et en préservant l’attention des collaborateurs.
III. Flex office, neurosciences et impact sur la cognition
Les récentes recherches en neurosciences apportent des éclairages précieux sur la manière dont notre cerveau réagit aux environnements flexibles.
Le rôle de la prévisibilité
Notre cerveau aime la stabilité et les repères. Trop de mobilité ou d’incertitude (trouver une place, ne pas savoir où sont ses collègues) entraîne une suractivation de l’amygdale (zone de stress).
Solutions : outils de réservation, balises de repérage, routines visuelles.
Le lien entre contrôle de l’environnement et motivation
Le sentiment de contrôle sur son environnement est un puissant levier de motivation. Les recherches en neurosciences, et notamment le modèle de Karasek, montrent que l’autonomie dans un cadre structuré favorise l’engagement. En flex office, cette autonomie passe par la capacité à choisir son espace de travail selon l’activité du moment, mais aussi par la possibilité d’agir sur certains paramètres personnels : le niveau sonore, la lumière, la confidentialité. Des outils numériques, comme des applications de réservation de postes ou des systèmes de guidage visuel en temps réel, renforcent ce sentiment de maîtrise. Lorsqu’un collaborateur peut choisir où et comment il travaille, en toute transparence, il développe un rapport plus positif et plus actif à son environnement.
IV. Conditions de réussite : le rôle crucial du pilotage et de l’accompagnement
Co-construction avec les collaborateurs
La réussite d’un projet de flex office repose sur l’adhésion des équipes. Cela ne peut fonctionner que si les collaborateurs sont impliqués en amont du processus, dans une logique de co-construction. Écouter leurs besoins, leurs craintes, leurs usages quotidiens permet de concevoir des espaces qui leur ressemblent et qui répondent réellement à leurs attentes. Cette démarche participative passe par des ateliers de réflexion, des temps de prototypage, des expérimentations progressives.
Comment développer sa marque employeur ?
Bien comprendre ce qu’est votre marque employeur, ses 4 piliers, les 4 grandes étapes pour vous permettre de la développer, les 10 ingrédients d’un écosystème de marque, le tunnel de conversion de l’inbound recruiting… On vous donne toutes les clés pour faire de votre marque employeur un véritable atout stratégique pour fidéliser vos collaborateurs.
Un bureau d’études à la pointe
Doté d’un lab interne d’innovation en environnement de travail, ADP Group expérimente les tendances avant de les proposer à ses clients : mobilier connecté, capteurs d’occupation, acoustique dynamique…
L’accompagnement au changement
Enfin, la transformation ne se joue pas uniquement dans les mètres carrés, mais dans les pratiques. Le flex office implique un bouleversement des habitudes et des représentations. Il touche à la culture managériale, à l’organisation du travail et au lien social. Pour éviter les crispations, il est essentiel de prévoir un accompagnement au changement solide et durable. Cela commence par la formation des managers, souvent en première ligne pour faire vivre ces nouveaux espaces. Cela se poursuit avec la mise en place de rituels collectifs qui maintiennent la cohésion d’équipe malgré la dispersion physique. Et cela se consolide avec un pilotage RH attentif, qui mesure, ajuste, écoute et soutient. Le flex office ne doit pas être une bascule brutale mais une transition guidée, progressive et humaine.
Conclusion : Flex office et bien-être, une équation possible si… bien pensée
Le flex office ne rime pas spontanément avec bien-être. Mais lorsqu’il est pensé en amont comme un projet stratégique, coconstruit, ergonomique et hybride, il devient une arme de transformation massive de l’expérience collaborateur.
Chez ADP Group, nous croyons que l’aménagement des espaces de travail est un levier puissant de performance, de marque employeur et d’engagement.
Prenez rendez-vous avec notre bureau d’études pour transformer vos espaces de travail et en faire un levier de performance.
FAQ
- Le flex office est-il adapté aux PME ?
Oui, à condition de calibrer les usages et de proposer des zones fixes pour certaines fonctions clés. - Peut-on concilier télétravail et flex office ?
Parfaitement. Le flex office permet d’optimiser la présence sur site et doit s’intégrer dans une politique de travail hybride. - Quelles résistances sont les plus fréquentes ?
La peur de perdre son bureau, la dilution du collectif, l’angoisse logistique. D’où l’importance de la pédagogie et de l’accompagnement. - Comment évaluer le succès du flex office ?
Par des KPI RH (satisfaction, engagement, turnover), des métriques immobilières (taux d’occupation, économies de surface) et des feedbacks utilisateurs.
Sources
- Baromètre Actineo, 2024
- Étude Sodexo, Workplace experience, 2024
- Modèle de Karasek sur le stress au travail, INRS
- Observatoire des transformations de l’immobilier d’entreprise, IFPEB
