Taux d’occupation, pilotage des espaces, IA : le nouveau triptyque des bureaux performants

Introduction

Avec le retour progressif des collaborateurs sur site et la généralisation du travail hybride, les entreprises font face à un défi de taille : mieux comprendre, piloter et adapter l’usage de leurs espaces de travail. Fini le temps où les mètres carrés étaient occupés « par défaut », dans une logique purement fonctionnelle. Aujourd’hui, chaque mètre carré représente un investissement financier, mais aussi une opportunité stratégique. Il a un coût, certes, mais il porte également une valeur d’usage, une valeur d’expérience, et une valeur sociale.

Pourtant, dans bien des organisations, les bureaux sont sous-exploités, figés dans des logiques dépassées ou mal alignés avec les nouveaux modes de travail. Trop souvent, ils restent inadaptés à la flexibilité nécessaire, ou incapables d’évoluer au rythme des usages réels. Face à ce constat, trois leviers structurants émergent comme les fondations d’une nouvelle approche de l’environnement de travail, que nous appelons chez ADP Group le triptyque de la performance immobilière et humaine.

Le premier levier consiste à mesurer le taux d’occupation réel des espaces. Il ne s’agit plus de se contenter d’estimations approximatives ou de perceptions subjectives : il faut disposer de données précises, continues, pour comprendre où, quand et comment les espaces sont réellement utilisés. Cette mesure est la base indispensable de toute démarche de transformation.

Le deuxième levier repose sur le pilotage agile de l’environnement bâti. Il ne suffit pas d’observer les usages : il faut pouvoir réagir, adapter, reconfigurer en fonction des besoins émergents. L’espace doit devenir un système vivant, capable de répondre rapidement aux évolutions de l’organisation, sans nécessiter de lourds travaux ni de remises à plat structurelles.

Enfin, le troisième levier s’appuie sur l’usage croissant de l’intelligence artificielle, qui permet d’anticiper les besoins futurs, de croiser les données d’occupation avec d’autres indicateurs stratégiques (RH, planning, météo…), et d’alimenter des scénarios d’évolution sur plusieurs années. Grâce à ces outils prédictifs, les décisions d’aménagement deviennent plus éclairées, plus robustes, et plus durables.

En conjuguant ces trois dimensions (mesure, agilité, anticipation), les entreprises peuvent transformer leurs bureaux en véritables leviers de performance collective. Chez ADP Group, c’est cette vision intégrée que nous portons, au service d’un immobilier tertiaire plus intelligent, plus humain, et résolument tourné vers l’avenir.

I. Taux d’occupation : l’indicateur oublié, devenu incontournable

Pourquoi le mesurer ?

Selon le Workplace Utilization Index publié par XY Sense, début 2025, le taux d’occupation moyen des bureaux dans le monde reste limité à 40 %, malgré une légère hausse. Cela confirme une réalité largement partagée : des espaces souvent sous-utilisés en raison du télétravail, d’un flex office mal ajusté et d’un manque de données précises sur l’usage réel des lieux.

Cela signifie concrètement qu’une large part des postes, des salles de réunion ou des zones collaboratives reste vide une grande partie du temps. Ce phénomène n’est pas marginal : il révèle un dysfonctionnement structurel dans l’usage des environnements de travail. Les causes en sont bien identifiées. Le télétravail, désormais profondément ancré dans les habitudes professionnelles, réduit mécaniquement la présence sur site. Le flex office, s’il est mal calibré ou mal accompagné, peut engendrer une désorganisation de l’usage des espaces, voire une forme de désengagement. Enfin, l’absence de données fiables sur l’utilisation réelle des lieux empêche toute prise de décision éclairée.

Dans ce contexte, la mesure précise et objective de l’occupation devient un prérequis stratégique. Il ne s’agit pas simplement de savoir si un poste est utilisé, mais bien de comprendre qui utilise quoi, quand, et comment. Ce niveau de granularité permet de passer d’une gestion passive de l’immobilier à un pilotage dynamique et éclairé.

Grâce à ces données, les entreprises peuvent d’abord optimiser leurs surfaces, en identifiant les espaces excédentaires, mal exploités ou surdimensionnés par rapport aux besoins réels. Elles peuvent ensuite détecter les zones sous-exploitées, souvent ignorées car invisibles dans les rapports standards : une salle de réunion systématiquement vide, un open space déserté certains jours, ou une zone informelle qui ne trouve pas sa place dans les usages. Enfin, elles sont en mesure de programmer des évolutions d’usage ou des reconfigurations ciblées, qu’il s’agisse de transformer un espace peu utilisé en salle projet, d’installer un tiers-lieu en interne, ou de rééquilibrer les zones de concentration et de collaboration.

Ce processus de connaissance fine de l’usage des bureaux ouvre la voie à une gestion plus intelligente, plus rationnelle, mais aussi plus humaine des environnements de travail. En valorisant chaque mètre carré, il devient possible de construire des espaces réellement utiles, désirables et performants.

Quels outils utiliser ?

Le pilotage peut s’appuyer sur :

• des capteurs de présence anonymisés (infra-rouge, comptage optique, pression) ;
• des données issues des systèmes de réservation ;
• des analyses croisées d’occupation et de satisfaction.

Chez ADP Group, nous recommandons toujours une phase de diagnostic en amont, pour évaluer le « potentiel caché » des espaces. L’objectif : donner un cap clair à l’aménagement.

II. Architecture et design : des leviers de lecture et d’évolution des usages

Les données seules, aussi précises et abondantes soient-elles, ne suffisent pas à elles seules à transformer l’environnement de travail. Encore faut-il savoir les interpréter dans l’espace, les incarner dans des formes, des volumes, des circulations. C’est là que l’architecture intérieure joue un rôle décisif. Elle ne se contente pas de décorer : elle traduit, matérialise, donne à voir et à vivre les usages réels et désirés. Un bon aménagement ne répond pas uniquement à des normes esthétiques ou ergonomiques ; il devient une interface lisible entre l’organisation et ses collaborateurs, un outil qui facilite les comportements, les rend possibles et les inspire.

Le bureau devient alors un véritable outil d’analyse vivante. Lorsqu’un espace est bien pensé, il agit comme un révélateur des dynamiques internes. Il permet d’observer les flux naturels de circulation, ces trajectoires spontanées que prennent les collaborateurs au quotidien. Il met en lumière les zones d’interaction informelle, ces lieux de rencontres non programmées où naissent les idées, les projets, les échanges spontanés. Il révèle aussi les points de friction, comme les goulots d’étranglement, les zones évitées ou anxiogènes, les espaces peu engageants ou mal positionnés.

En analysant ces éléments concrets, il devient possible d’adapter finement l’aménagement, de le faire évoluer pour encourager des usages ciblés : plus de collaboration dans certains pôles, plus de concentration dans d’autres, davantage de convivialité dans les lieux de passage. Le bureau cesse alors d’être une simple enveloppe : il devient un acteur du quotidien, un partenaire silencieux des transformations en cours.

Pour répondre à cette exigence d’adaptabilité, la flexibilité et la modularité deviennent des principes structurants. Chez ADP Group, nous concevons des environnements capables de se transformer sans tout remettre à plat. Cela passe par l’intégration de cloisons mobiles ou semi-ouvertes, qui permettent de redéfinir les volumes en fonction des besoins du moment. Nous déployons également des mobiliers reconfigurables, roulants, réversibles, faciles à manipuler, qui permettent de repenser les usages au fil des journées. Enfin, chaque espace est pensé pour accueillir des scénarios variés, qu’il s’agisse d’un travail individuel de longue haleine, d’une réunion spontanée en petit comité, ou d’un atelier collaboratif plus dense.

L’espace devient ainsi un système vivant, évolutif, agile. Il peut changer sans se renier, s’ajuster sans s’alourdir, évoluer sans se figer. Cette capacité à intégrer la transformation dans la conception elle-même est, aujourd’hui plus que jamais, un marqueur de performance durable.

Cas client – Niterra

À l’occasion d’un déménagement imposé par la fin d’un bail, ADP Group a saisi l’opportunité de repenser entièrement le nouvel environnement de travail pour l’adapter aux nouveaux usages, notamment le travail hybride et le flex office.

L’accent a été mis sur la création d’une ambiance douce, chaleureuse et colorée, propice au bien-être et à la concentration. L’acoustique a été traitée avec soin grâce à l’intégration de cabines insonorisées, permettant aux collaborateurs de s’isoler pour passer des appels ou travailler au calme.

Le flex office a été déployé de manière à favoriser l’agilité : les collaborateurs choisissent librement leur poste de travail selon leurs besoins quotidiens. L’aménagement propose des espaces ouverts, cosy et variés, incluant des zones de détente, des assises confortables, des tables informelles et des canapés, pour encourager les échanges spontanés, la synergie et la convivialité.

Les volumes, les matières et les couleurs incarnent l’identité de Niterra, créant une cohérence forte entre l’image de l’entreprise et l’expérience vécue au quotidien. Cet aménagement intelligent rend visibles les flux, soutient les dynamiques internes et s’ajuste naturellement aux nouveaux rythmes de travail. Il illustre pleinement comment un espace peut devenir un système vivant, agile et porteur de sens.