L’avènement des nouvelles méthodes de travail force à une réadaptation du cadre de travail. C’est ainsi que le bureau flexible entre dans le monde du travail avec son lot de changement. Ayant suffisamment fait ses preuves, le Flex office est adopté par de nombreuses multinationales. Ainsi, cette méthode entre doucement dans les habitudes. Désormais, il est fréquent de voir des bureaux flexibles au sein des entreprises. Mais qu’est-ce que le flex office ? Quels sont les changements qu’apporte ce nouvel environnement de travail ?
Flex office : Qu’est-ce que c’est ?
Le Flex office est une nouvelle manière d’améliorer la vie au travail. Concept né aux États-Unis, il part du constat que les employés et collaborateurs des entreprises ne travaillent pas tous au même moment. En réalité, certains employés ne travaillent qu’à temps partiel ou le font à distance en raison d’un congé maladie ou encore d’un déplacement d’affaires. Ce constat invite à revoir le mode d’organisation des entreprises.
Ainsi, le desk sharing voit le jour avec comme vision d’optimiser l’espace de travail en fonction du nombre de salariés présent dans les locaux. Dans ce nouveau système, la notion du bureau personnalisé perd son importance au profit d’un partage commun des bureaux au sein de l’entreprise. Cela a pour finalité de rendre l’espace de travail plus convivial en créant le maximum d’interactions entre les employés.
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Les nouveaux espaces de travail pour une meilleure organisation
La mise en place du Flex office au sein d’une entreprise engendre la création de nouveaux espaces de travail. En effet, ce concept promeut une rupture avec l’environnement de travail classique en le remplaçant par de nouveaux espaces de travail modernes et ergonomiques. Généralement, le flex office procède à une division en deux zones de l’espace de travail à savoir :
- La zone principale de travail
- La zone secondaire de travail
Cette subdivision reprend les modes de travail habituels des employés pour une meilleure ambiance. Voici quelques-uns des nouveaux espaces de travail qu’entraine la mise en place du Flex office.
Le meeting space
Le meeting space est un espace dédié aux réunions formelles et informelles. Il permet de recevoir en urgence les partenaires d’affaires ou de faire des réunions de crise dans un espace chaleureux et accueillant. C’est un espace zen, idéal à la communication et à la confrontation d’idées pour une meilleure productivité.
Le meeting Box
Cet espace de travail est également destiné aux réunions. Toutefois, il est équipé de portiques insonores, acoustiques pour favoriser la tenue des réunions secrètes, interdites d’accès aux autres employés. De ce fait, le comité directeur de l’entreprise peut prendre en toute sécurité des décisions importantes pour le bien de la société.
Le workshop
Le workshop est un espace de travail contraire à la salle de réunion qui permet de travailler dans une atmosphère collaborative. C’est l’endroit idéal pour échanger, réfléchir sur l’avancement d’un projet. Grâce à cet espace, les employés se sentent dans un environnement spécial et calme favorisant la créativité et l’éveil du plein potentiel.
Le focus room
Le Flex office vise avant tout le confort du salarié. Raison pour laquelle il inclut la mise sur pied d’un focus room. Cet espace est une salle de concentration et de réflexion où un salarié peut se séparer de ses collègues. Cela lui permet de se libérer de l’ambiance un peu trop bruyante et de mieux canaliser son énergie. La créativité est au rendez-vous et cela ne peut que profiter à l’entreprise.
Le phone Booth
Le fait de recevoir un appel en pleine réunion de travail peut casser l’ambiance. D’où la mise en place du phone booth pour éviter ce désagrément. Il s’agit d’un espace créé pour passer des appels téléphoniques en toute sécurité sans pour autant déranger l’évolution du travail des collègues.
Les espaces de détente
Le flex office comporte en son sein une salle de détente équipée de machine à café, de cuisine, et d’un espace de repos. Cela a pour but de faciliter la récréation des employés aux heures de pause pour une récupération rapide. Les collègues ont ainsi la possibilité de se voir et d’échanger dans une atmosphère conviviale.
Par ailleurs, il est possible de faire un mélange entre les bureaux classiques et le flex office. Il s’agit de l’hybridation de l’espace qui a pour but d’assouplir les frontières entre les espaces de travail et de créer de la modernité.
Pourquoi le flex office facilite le management ?
Le Flex office ne permet pas seulement la création de nouveaux espaces de travail, mais impacte aussi bien les habitudes de l’employé que du manager. En ce qui concerne les employés, le Flex office leur permet de se retrouver facilement dans leur environnement de travail. En pratique, cette méthode se sert de la digitalisation pour faciliter le management. Ces technologies permettent à chaque employé de trouver simplement un poste libre selon les tâches à effectuer. La vérité est que les postes de travail sont équipés de capteurs reliés au système informatique qui indique avec précision les postes vacants.
De cette façon, chaque employé se sent à son aise dans son espace de travail. Plus encore, il lui suffit de connecter son ordinateur au Wifi pour travailler en toute sérénité. En ce qui concerne le manager, le Flex office facilite le suivi et le contrôle des activités au sein de l’entreprise. Étant donné que la plupart des collaborateurs travaillent à distance, les informations sont communiquées à travers des canaux spécialisés.
Un système de communication solide est mis en place pour passer les informations plus aisément. Cela a pour finalité de créer une belle connexion entre l’employé et le manager. Concrètement, le Flex office encourage beaucoup l’esprit de confiance entre collaborateurs. Ainsi, le manager ne sera plus obligé de voir ses collaborateurs assis derrière un bureau avant de connaitre leur niveau de progression. De plus, le desk sharing permet la réduction des réunions et les conflits entre collaborateurs. Un grand avantage pour le manager qui pourra se concentrer sur d’autres projets plus importants pour le bien de l’entreprise.
Qui solliciter pour le passage vers le flex office ?
Pour booster leur productivité, les entreprises se trouvent contraintes de se tourner vers le flex office. Toutefois, procéder à ce changement requiert un minimum de travail. Il existe pour ce fait des entreprises spécialisées dont l’objectif est d’accompagner les entreprises dans leur processus de transformation. À ce titre, ADP Group vous propose ses services en se basant sur des technologies nouvelles. En réalité, ADP Group se sert des techniques de micro zoning et de macro-zoning pour concevoir les plans selon chaque structure. Les plans sont conçus en version 3D pour une meilleure visualisation.
Mais, avant le lancement du projet, des dossiers d’avant-projet sont soumis au client pour lui permettre d’opérer des choix en fonction de ses goûts. Vous aurez la possibilité de moduler à votre guise votre environnement de travail. Généralement, des spécialistes (space planners, designers d’espace, architectes d’intérieur) sont sollicités pour créer des plans de qualités capables de satisfaire le client.
Il est important de préciser que les spécialistes d’ADP Group n’interviennent pas sur tout le bâtiment, mais uniquement à l’intérieur. Les travaux sont suivis par des chargés d’affaires de la conception à la réalisation finale du projet. En outre, un plan d’accompagnement est mis en place pour faciliter l’intégration des employés dans ce nouvel environnement de travail.
